溝通協(xié)調是辦公室的一項重要工作。辦公室處在單位領導之間，無論是參與政務、處理事務還是辦理會議，都離不開辦公室的大力溝通協(xié)調。新時代、新形勢、新任務要求辦公室必須以新的方法、新的思維來處理組織交給辦公室的各項工作。所以，如何做好辦公室的溝通協(xié)調工作的重要性是不言而喻了。
一、正確認識溝通協(xié)調工作的重要性是做好辦公室工作的前提
溝通協(xié)調是指兩人或兩人以上的群體通過符號的相互交換而建立的關系，為實現(xiàn)共同的目的而把各項活動加以調節(jié),并引導各組織機關之間和工作人員之間分工協(xié)作,相互配合,同步和諧地完成任務。在組織坐標中辦公室就像兩根數(shù)軸的交叉點,承擔著各種指令和信息的落實執(zhí)行、分解傳輸、綜合反饋和聯(lián)絡溝通等職能。而辦公室溝通協(xié)調工作是使辦公室與外部人員的交流,領導與下屬的感情聯(lián)絡，控制者與控制對象的糾偏工作能有目的、有秩序地協(xié)同配合行動。
1、溝通協(xié)調是使組織成為一個整體的“凝聚劑”
每個企業(yè)單位都由數(shù)人，數(shù)十人，甚至成千上萬人組成，組織每天的活動也由許許多多的具體的工作所構成。由于個體的地位、利益和成長經歷以及能力的不同，他們對組織目標的理解和掌握的信息也就不同，這也就使得各個體的目標有可能偏離組織的總體目標，甚至完全背道而馳。例如，目前就有些單位的辦公室人員自身參與意識不強，主動溝通協(xié)調的思想淡漠，工作中以“不多事、不誤事”的落后思想，簡單的認為辦公室無非是領導的“傳聲器”，組織材料的“勤務員”，這種思想恰恰與時代對辦公室提出的管理事務、搞好服務等要求相背離。所以組織的總體目標在此類單位中根本是“墻上的門簾”。再者，任何事物整體與部分之間以及各個部分相互之間，都不可避免地要發(fā)生這樣或那樣的矛盾，現(xiàn)代組織機構尤其是如此。這就需要溝通協(xié)調使個體之間、部門之間、個體與部門之間互相交流意見，同意思想認識，自覺地協(xié)同配合各項工作的完成，從而保證組織目標的實現(xiàn)。
2、溝通協(xié)調是領導者激勵下屬，實現(xiàn)其職能的基本途徑
一個組織的領導者無論他有多么高超的領導藝術水平、多么有效的管理方法，他都必須將自己的意圖和和想法告訴下屬，并且要了解下屬的想法。唐朝名相陸贄認為“上情不通于下，則人惑，下情不達于上，則群疑，疑則不納其誠，惑則不從起令。”如何做到上級領導不疑部屬，而部屬不覺得困惑從而順利地實現(xiàn)領導的職能？領導環(huán)境理論認為，領導者就是了解下屬的愿望并為此而采取相應的行動，為滿足這些愿望而擬訂與實施各種方案的人，而下屬就是從領導者身上看到了一種達到自己愿望或目的的人。這些“目的”、“看到”或“了解”，都需要溝通協(xié)調這個基本工具和途徑，也只有這樣才能使下屬提高工作的積極性。所謂“知己知彼，百戰(zhàn)不殆”，作為辦公室人員只有充分認識了解領導者和溝通協(xié)調工作的重要性，才能將辦公室的事做好。
二、準確把握溝通協(xié)調工作的核心是做好辦公室工作的基礎
溝通協(xié)調是通過平衡、調整和改善相關組織及其人員之間的關系，使其思想與行為由分散變?yōu)榻y(tǒng)一，由沖突變?yōu)楹献?，從而使組織系統(tǒng)發(fā)揮最優(yōu)的整體性功能的一種管理方式。辦公室溝通協(xié)調工作的目的主要是促進領導班子的團結，理順決策機關、執(zhí)行部門和基層單位之間的關系，同時增強決策的科學性和決策實施的穿透力，從而使組織上下一致，目標一致，行動統(tǒng)一，合力推動各項事業(yè)的順利發(fā)展。具體是要突出抓好辦公室的工作溝通協(xié)調與關系溝通協(xié)調兩個方面：
1、工作溝通協(xié)調
第一、公文溝通協(xié)調，包括對外公文與對內公文的撰寫和外來公文的處理工作，廣泛征求各方面的意見完善公文內容，提高公文質量，為領導提供優(yōu)質的智力服務，并根據(jù)領導的意見、決策或指示，辦公室要綜合、篩選各方材料交于領導閱覽，以此減少領導的工作的壓力，提高領導的工作效率。
第二、會議溝通協(xié)調，這是最常見的一種溝通協(xié)調方法，也是最重要的、最有效的方法。其中基本的是溝通協(xié)調會議的時間、地點、議題和決策的落實工作，避免“會議撞車”，保證會議達到預期的目的。通常情況下參加會議的人員較多，各方的意見發(fā)表后，與會者會“兩利相交從其重，兩害相交趁其輕，利害相交取其利”，會顧大局、識大體，一般不會在眾多部門人員面前赤裸裸的要求自己的利益得到滿足而棄他人于不顧。這樣就容易結合實際情況討論出合理的方案來解決矛盾。因此這種方法有利于解決情況比較復雜、各方矛盾比較尖銳的問題、比較敏感的問題。
第三、事務溝通協(xié)調。辦公室的職能之一就是管理事務。把握“尺度”協(xié)助領導管理事務，使領導騰出更多的精力抓大事、抓要事。由于辦公室工作瑣碎且紛繁復雜，就使有的工作人員對其產生了不屑一顧的消極思想，認為這些是小事隨便應付一下即可，還大言不慚地喊著“要就干大事，要么不干”。據(jù)說這種思想傾向在許多單位存在。對此，必須要引起辦公室人員的高度重視。豈不知一屋不掃，何以掃天下的道理。萬丈高樓平地起，有這種思想的秘書人員要及時糾正自己的工作觀念，不要讓時代的車子把你淘汰。另外辦公室工作人員還要積極做好外事服務工作，努力提高接待水平，贏得各級領導和各屆人士的理解與支持。
2、關系溝通協(xié)調
第一、領導關系的溝通協(xié)調。任何一個單位的領導者都有相應的職責權力。由于領導的閱歷、經驗、作風、氣質不同，或者由于他們的認識、觀察事物的角度、出發(fā)點不同，導致在處理具體的問題、形成某項決策時，往往會因一些不同的觀點而出現(xiàn)矛盾。此時辦公室人員就要及時溝通信息、協(xié)調關系，做好解釋工作，消除分歧和誤解，發(fā)揮好調節(jié)領導關系的“粘合劑”、“潤滑劑”和領導決策的“催化劑”作用，增強領導班子的凝聚力、向心力和戰(zhàn)斗力。切不可因過去那位領導對你有偏見就趁此機會從中挑撥離間，使單位關系緊張，影響了組織工作的正常運行。
第二、搞好部門之間的溝通協(xié)調工作。由于利益關系的調整，往往會引起部門之間工作的不和諧，從而影響領導決策的實施。辦公室的主要任務就是把握動向，合理引導并溝通協(xié)調各方面的關系，促進部門間精誠合作，防止推委扯皮等不良現(xiàn)象發(fā)生。另外，在重大決策出臺與實施前，辦公室應及時向有關領導部門匯報，聽取指示，做到既填補“盲區(qū)”又避免“撞車”，使領導部門之間的工作連接成一個整體，以促進組織整體工作目標的實現(xiàn)。
第三、內外關系的溝通協(xié)調。在辦公室內部，辦公室的負責人員應帶好頭搞好溝通協(xié)調工作，充分調動各方面的積極性處理好內部上下級、橫向部門間、工作人員間的矛盾，實現(xiàn)內部信息暢通交流，創(chuàng)造一個團結協(xié)作、溫暖和諧的內部人事環(huán)境。在處理外部關系時,辦公室應輔助協(xié)調領導將全能型領導機構轉變?yōu)橛邢扌汀８淖冞^去無所不包、無所不能的傳統(tǒng)習慣，堅持有所為，有所不為。凡是社會能自我調節(jié)、自我管理的事，上層領導組織就不必介入，減少上層領導組織不必要的負擔。
第四、中心工作與其它工作關系的溝通協(xié)調。項目辦公室工作千頭萬緒、紛繁復雜。辦公室一定要有預見性，提前為領導提出活動預案，并協(xié)助領導處理好中心工作與其他工作的關系，突出重點、分清主次。不能眉毛胡子一把抓，沒有重點、次重點與非重點的分別，最后搞的領導與下屬都忙的疲憊不堪，積勞成疾。要學會“十個指頭彈琴”，而且要十個指頭都能應用自如，有“重音”與“輕音”之別。從而能讓領導把主要的精力投入到重要工作中去，用放松與休閑大腦的時間來處理大量的一般性事務性的工作。
三、建立良好正常的人際關系是做好溝通協(xié)調工作的紐帶
辦公室工作繁、雜、難。在工作中，如何在身處矛盾中而妥善的解決矛盾，做到當局者不迷，辦公室的工作人員就必須要有良好正常的人際關系。試想如果有一個在整個組織中人際關系左右逢源，上下暢通，大家信任、尊重的辦公室工作人員，那么溝通協(xié)調的目標就很容易達到了。所以，辦公室工作人員在參與公司事務的同時還必須要建立良好的人際關系。具體就是要做好以下兩個方面：
首先、要學會感情聯(lián)絡法。人非草木，孰能無情？ “感情投資是人際溝通中的潤滑劑，掌握了感情投資的技巧可以大大提升我們的溝通能力?！备星橥度胗兄渌椒y以達到的效果，它可以使工作人員之間相互理解和信任。從而樹立起辦公室人員自身的形象，建立起正常的人際關系，使辦公室溝通協(xié)調工作的順利實施。
其次，沉著冷靜“不沖動”。有人說沖動是魔鬼，這一點也不假。人在沖動的情況中，就會喪失理智，思維混亂，做出一些匪夷所思且“出格”的事情。作為辦公室的工作人員沖動就會給組織造成難以估量的損失和災難。這就要求他們遇事要有“海納百川”的雅量，且能沉著冷靜積極地理解對方，并用換位思考來考慮共同面臨的問題，以求得相互理解、相互溝通目的一致的結果。
最后，要抓住最佳的溝通協(xié)調時機。信息科學證明，信息接受者對某一信息最需要時吸收它的可能性最大。一般來說，某一問題迫在眉睫，或決策者正在考慮這一問題，或這個問題解決的條件已基本成熟，我們出謀獻策就容易引起重視。溝通協(xié)調工作就是要把握好時機，做到言當其時，不失良機。所謂的“機”通常指人們對事物所呈現(xiàn)的某種特殊狀態(tài)的認識與利用。在辦公室的溝通協(xié)調工作中，如能有效地察機、識機、握機、用機，會以較少的勞動獲得較大的成果。如對“機”熟視無睹，麻木不仁，或不懂用機，就會喪失良機，前功盡棄?！皺C”隨時隨地都在變化之中。高明的辦公室工作人員，總是無機時尋機，弱機時強機，有機時乘機。得先機之利的工作人員不可忘記“見而不決，人將先發(fā)；發(fā)而不繁，人將先收；難得者時，易失者機，迅而行之，速哉！”機不可失，失不在來，要及時溝通，相機協(xié)調。
四、提高辦公室人員的自身素質是做好溝通協(xié)調工作的基本保證
辦公室的角色決定了其溝通協(xié)調工作面廣量大，頭緒繁多。加強自身素質修養(yǎng)，具有本職工作相適應的思想素質、理論水平和決策能力，是搞好溝通協(xié)調工作的基礎。溝通協(xié)調之本，集中于辦公室工作人員的基本素質，沒有良好的素質連一般的工作做起來都會感到吃力，做溝通協(xié)調工作自然是力不從心。所以辦公室工作人員必須充分認識自身素質的高低對辦公室工作的重要性，正視自身素質的不足，有針對性地提高自己，充實自我。
搞好素質建設，首先要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質，主要解決人的世界觀、人生觀和行為準則方面的問題。這是一個涉及政治方向、階級立場及工作原則的問題。在辦公室溝通協(xié)調工作中，德是第一位的，要求以溝通協(xié)調好組織的工作為重，以整個組織的利益為重。為此，要加強思想品德修養(yǎng)，提高政治素質，做德高才多之士。智，指的是科學文化素質。智力的強弱，與溝通協(xié)調的效果是成正比的。智是溝通協(xié)調工作的基礎，多智才能多溝通協(xié)調，足智才能善溝通協(xié)調。才，指的是業(yè)務素質，也就是謀劃的能力。有溝通協(xié)調之心，無溝通協(xié)調之才，只能是臨淵羨魚、望洋興嘆。
其次，要有不斷創(chuàng)新的精神。創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，更不必說是一個單位了。辦公室要有新的突破、新的發(fā)展與其工作人員的創(chuàng)新精神是分不開的。創(chuàng)新正是辦公室工作的持久動力。如果辦公室人員總是因循守舊、辦事謹小慎微，不能突破陳規(guī)，放手去干，那么溝通協(xié)調工作也就無法有新的進展。
總之，搞好溝通協(xié)調工作既是提高辦公室整體工作水平的一個基本前提，也是防止政令不通，避免單位工作被動的一個“法寶”。只有充分認識清楚了溝通協(xié)調工作的重要性，準確把握好溝通協(xié)調之“的”，真正掌握了溝通協(xié)調工作的藝術，誠心建立了良好正常的人際關系，切實提高了自身的素質，才能適應新世紀，新形勢對辦公室工作的要求，才能不斷提高辦公室的工作質量與水平，進而做好辦公室的溝通協(xié)調工作。
